Wer denkt, im Notarbüro beherrschen noch immer Papier und Stift den Büroalltag, irrt gewaltig. Zahlreiche Projekte machen deutlich: Notarinnen und Notare machen sich fit für die Zukunft. Das moderne Notarbüro bietet Bürgerinnen und Bürgern z.B. schon heute an, Unternehmen online zu gründen. Mit Behörden wird zunehmend auf digitalem Weg kommuniziert. Auch Bürgerinnen und Bürger werden immer mehr entlastet, indem der Notar ihnen mit Hilfe seiner modernen Infrastruktur viele Meldepflichten und Behördengänge abnimmt. Künftig können Urkunden beim Notar zudem vollständig digital errichtet und von den Beteiligten auf einem Unterschriftenpad unterzeichnet werden.

Elektronische Präsenzbeurkundung

„Ziel ist es, dass die Prozesse im Notarbüro in Zukunft schnell, digital und ohne Medienbrüche – also ohne eine Übertragung von der Papier- in die elektronische Form oder umgekehrt – durchgeführt werden können“, erklärt Dr. Markus Baschnagel, Geschäftsführer der Notarkammer Baden-Württemberg.

Wie das funktioniert? Indem eine Reihe an innovativen Ideen und Gesetzen auf den Weg gebracht werden. Derzeit liegt z.B. der Gesetzesentwurf zur Elektronischen Präsenzbeurkundung vor. Mit diesem soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass Beteiligte im Notarbüro auf einem Unterschriftenpad unterschreiben können. So kann im Notarbüro am Verhandlungstisch direkt eine elektronische Urkunde erstellt werden. Durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur gewährt der Notar dabei – wie bisher auch – vollen Authentizitäts- und Integritätsschutz. Mit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung sollen auch andere Urkundenstellen wie zum Beispiel die Nachlassgerichte digitale Urkunden erstellen können. „Hier bietet sich die Möglichkeit, bei der Digitalisierung mit den Gerichten zu kooperieren und von den jeweiligen Erfahrungen zu profitieren“, freut sich Baschnagel. Durch die Einführung elektronischer Urkunden werden Medienbrüche in den Beurkundungsstellen abgebaut, die insbesondere durch das Einscannen von Papierurkunden durch die digitale Weiterbearbeitung entstehen.

Unternehmen einfach online gründen

Die elektronische Unterschrift auf dem Unterschriftenpad ist aber nicht der einzige Schritt in Richtung digitale Notarkanzlei. Schon seit gut zwei Jahren können Unternehmen online unkompliziert, schnell und rechtssicher gegründet werden. Wer eine innovative Geschäftsidee gefunden hat und schnell eine GmbH gründen will, musste bisher für die notwendigen notariellen Beurkundungen und Beglaubigungen zwingend den Notar persönlich aufsuchen. Auch das gehört der Vergangenheit an – Notare können nun die Gründung online begleiten.

Sicherheit und Datenschutz bleiben dabei gewahrt. „Die Bürger und der Rechtsverkehr werden auch bei den Online-Verfahren aufgrund eines besonderen Authentifizierungsverfahrens z.B. vor unseriösen oder nichtexistierenden Gründern geschützt“, erläutert Baschnagel. Wie bisher beraten Notarinnen und Notare nun auch online über alle Fragen der Unternehmensgründung, etwa über die geeignete Rechtsform und über die mit dem Gründungsprozess einhergehenden Rechte und Pflichten.  Voraussetzung für die Teilnahme an entsprechenden Online-Verfahren ist jedoch, dass die Bürgerinnen und Bürger über einen Personalausweis mit eID-Funktion verfügen und ihnen die entsprechende Ausweis-PIN vorliegt. „Hieran scheitern Online-Verfahren bedauerlicherweise häufiger in der Praxis“, weiß Baschnagel zu berichten. Selbstverständlich bleibt auch der persönliche Besuch beim Notar, gerade bei komplizierten Sachverhalten, weiterhin möglich.

Ehrenamtsträger entlasten

Nicht nur Unternehmer, sondern auch Ehrenamtsträger werden durch die Online-Verfahren beim Notar entlastet. Anmeldungen zum Vereinsregister können nach einem kurzen Check durch den Notar über die Notar-App der Bundesnotarkammer bequem von zuhause aus durchgeführt werden.

Daten bei Bürgern nur einmal erheben: „Once-Only-Prinzip“

„Dass Deutschland derzeit teilweise einem Behördendschungel gleicht, ist auch den Notarinnen und Notaren nicht entgangen“, schildert Baschnagel. Nachdem beim Notar oder bei der Notarin eine Urkunde unterzeichnet wurde, folgen für Bürgerinnen und Bürger aus zahlreichen Fachgesetzen oft diverse Antrags-, Anzeige- und Mitteilungspflichten. Es stehen Gänge zum Finanzamt, zum Gewerbeamt, zur Handwerkskammer oder zur Bundesagentur für Arbeit an. Häufig müssen Unternehmer z.B. in umfangreichen Formularen identische Angaben an verschiedene Stellen analog nochmals übermitteln, obwohl die Daten schon beim Notar oder bei der Notarin vorliegen. Warum nicht die vorhandenen Daten gleich vom Notar oder von der Notarin an die zuständigen Behörden übermitteln lassen? Die Zauberformel: „Once-Only-Prinzip“ oder „Einmal zum Notar und alles wird erledigt“.

Dies hat auch der Gesetzgeber gesehen: Mit einem Gesetz zur Bürokratieentlastung sollen Notare als zentrale Anlaufstelle bei Unternehmensgründungen fungieren und gleich alle Anzeigen, Mitteilungen und Anträge für die Bürgerinnen und Bürger übernehmen. Die Umsetzung dieses Gesetzes steht allerdings noch aus.

Digitale Infrastruktur vorhanden

Die digitale Infrastruktur für die Vernetzung der Notarbüros mit verschiedenen Behörden und Ämtern liegt dank eines weiteren Projektes der Bundesnotarkammer namens eNoVA (elektronischer Notar-Verwaltungs-Austausch) bereits zu großen Teilen vor. Mit dem Projekt soll der Vollzug von Grundstücksgeschäften weiter digitalisiert werden. Seit März 2024 steht Notarinnen und Notaren eine Software für digitale Mitteilungen an die Gutachterausschüsse zur Verfügung. Daneben werden derzeit auch die gesetzlichen Grundlagen geschaffen, um mit weiteren Stellen digital kommunizieren zu können. Dazu zählen etwa Finanzämter, Gerichte und Gemeinden. Auch hier heißt es: einheitlich digital kommunizieren und den Vollzug beschleunigen. Der Vorteil für die Bürgerinnen und Bürger: Der Vollzug einer Transaktion kann erheblich beschleunigt werden, da die Urkunde direkt auf sicherem elektronischen Übertragungsweg allen zuständigen Stellen (Finanzämter, Banken, Gemeinden) übermittelt werden kann. Und das alles ohne drucken, scannen oder frankieren.

Auch wenn sich demnach also die Arbeitsmittel und -methoden künftig weiterentwickeln, bleibt das Ziel der notariellen Tätigkeit unverändert: eine unparteiische und hochqualifizierte Beratung zu bieten, die dauerhafte und rechtssichere Lösungen schafft.