Notarinnen und Notaren beurkunden und beglaubigen. Was aber ist der Unterschied? Häufig werden die Begriffe durcheinandergeworfen oder gleichgesetzt, dabei handelt es sich um völlig unterschiedliche Tätigkeiten.Während die Beurkundung für bedeutsame Rechtsgeschäfte vorgeschrieben und hier notarielle Beratung inklusive ist, wird bei einer Unterschriftsbeglaubigung grundsätzlich nur die Identität des Unterschreibenden bestätigt.

Beurkundung

Bei Beurkundungen werden Urkunden von der Notarin oder dem Notar vorbereitet und inhaltlich genau geprüft. Bei der Entwurfserstellung zeigen sie Gestaltungsalternativen auf und stellen sicher, dass das beurkundete Rechtsgeschäft allen rechtlichen Anforderungen entspricht. Dabei wird die Urkunde auch an die Wünsche und Bedürfnisse der Beteiligten angepasst. Im Beurkundungstermin liest die Notarin oder der Notar den Beteiligten die Urkunde vor und erläutert deren Inhalt. Schritt für Schritt geht es durch die Urkunde, z. B. durch das Testament, den Ehevertrag oder einen Kaufvertrag über das Eigenheim. Die Notarin oder der Notar nimmt dabei eine neutrale Beratung aller Beteiligten vor und erteilt rechtliche Hinweise. Am Ende der Beurkundung unterschreiben alle Beteiligten und die Notarin bzw. der Notar die Urkunde. Nach der Beurkundung setzen Notare die Urkunde um, stellen also für die Beteiligten erforderliche Anträge bei Gerichten und Behörden. So holt das Notarbüro z. B. Erklärungen über die Nichtausübung von Vorkaufsrechten ein, stellt den Kaufpreis fällig und kümmert sich um alle Grundbucheintragungen.

Die Beurkundung ist für besonders bedeutsame Rechtsgeschäfte gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient dazu, Bürgerinnen und Bürger zu schützen, über Risiken aufzuklären und zu informieren, sowie der Dokumentation des Vorgangs. Mit der Beurkundung ist gewährleistet, dass das gewünschte Ziel auch erreicht wird.

Beglaubigung

Bei der öffentlichen Beglaubigung ist zu unterscheiden: Notarinnen und Notare beglaubigen beispielsweise Unterschriften. Sie können außerdem beglaubigte Kopien erstellen. Bei der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt die Notarin oder der Notar grundsätzlich nur die Identität der Person, welche die Unterschrift leistet. Das trägt zur Sicherheit im Rechts- und Geschäftsverkehr bei und ist für wichtige Vorgänge, zum Beispiel Handelsregisteranmeldungen und Grundbuchanträge, im Gesetz vorgeschrieben. Notarinnen und Notare können aber auch beauftragt werden, die zu unterzeichnenden Schriftstücke zu erstellen. Die Anmeldung des neu gegründeten Vereins zum Vereinsregister muss also nicht vom Vorstand selbst formuliert werden. In bestimmten Fällen, z. B. bei Handelsregisteranmeldungen, prüft die Notarin oder der Notar auch, ob die angemeldeten Tatsachen eintragungsfähig sind. Das entlastet die Registergerichte und trägt zur Verlässlichkeit des Registers bei.